Задачи и функции

• Хранение документов Архивного фонда Владимирской области и других архивных документов.
• Государственный учет документов Архивного фонда Владимирской области и других архивных документов, находящихся на хранении в государственном архиве Владимирской области.
• Комплектование государственного архива Владимирской области архивными документами.
• Использование документов Архивного фонда Владимирской области и других архивных документов, находящихся на хранении в государственном архиве Владимирской области, в том числе по реализации конституционных прав граждан на получение информации социально-правового характера.
• Ведение научно-исследовательской и методической работы в области документоведения, истории, архивоведения, археографии и других исторических дисциплин.
• Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Владимирской области.

Функции (виды деятельности) государственного архива Владимирской области

• Хранение документов Архивного фонда Владимирской области и других архивных документов, в том числе ограниченного доступа, находившихся на временном хранении в архивах учреждений, предприятий, организаций различной формы собственности, общественных объединений, являющихся источниками комплектования (далее – источники комплектования), и переданных в государственный архив Владимирской области, а также переданных от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и граждан.
• Хранение учетных документов, справочно-поисковых средств, справочно-информационных, библиотечных и иных материалов, дополняющих и раскрывающих состав и содержание фондов государственного архива Владимирской области.
• Государственный и иной учет документов Архивного фонда Владимирской области, в том числе находящихся на постоянном хранении в государственном архиве Владимирской области и на временном хранении в источниках комплектования государственного архива Владимирской области с представлением данных в архивный департамент для ведения централизованного учета.
• Комплекс мероприятий по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Владимирской области, находящихся на хранении в государственном архиве Владимирской области, включающий в себя создание нормативных условий, соблюдение оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов, противопожарной безопасности и надлежащую организацию хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
• Комплектование (систематическое пополнение) государственного архива Владимирской области документами Архивного фонда Владимирской области, находящимися на временном хранении в источниках комплектования, и иными архивными документами, в том числе документами по личному составу от ликвидированных организаций областной формы собственности, а также архивными документами негосударственных учреждений, общественных объединений и организаций и граждан с соблюдением установленного действующим законодательством порядка приема документов.
• Работа по подготовке списков источников комплектования, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив Владимирской области.
• Взаимодействие с источниками комплектования и иными организациями по вопросам оказания методической помощи в постановке делопроизводства и архива, проведении экспертизы ценности документов Архивного фонда Владимирской области и других архивных документов, отборе и передаче их в упорядоченном состоянии на постоянное хранение.
• Участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования государственного архива Владимирской области, организуемых архивным департаментом.
• Организационно-методическая помощь, организация и проведение обучающих семинаров, стажировок для работников делопроизводственной и архивной служб источников комплектования по вопросам организации временного хранения документов и постановки делопроизводства. По поручению архивного департамента оказание методической помощи муниципальным архивам и проведение стажировки работников муниципальных архивов.
• Совместно с источниками комплектования рассмотрение и подготовка к утверждению и согласованию экспертно-проверочной комиссией архивного департамента описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, образовавшихся в деятельности источников комплектования государственного архива Владимирской области, и описей документов личного происхождения, примерных и индивидуальных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования государственного архива Владимирской области.
• Получение в установленном порядке лицензии на проведение работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну.
• Обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации защиты документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, в пределах своей компетенции, а также особого режима учета, хранения и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
• Выявление, описание и учет уникальных и особо ценных документов, находящихся на хранении в государственном архив Владимирской области.
• Реставрация, консервация, создание страхового фонда и фонда пользования уникальных документов и особо ценных документов Архивного фонда Владимирской области, находящихся на хранении в государственном архиве Владимирской области.
• Экспертиза научной, исторической и практической ценности документов Архивного фонда Владимирской области и других документов, хранящихся в государственном архиве Владимирской области.
• Создание и совершенствование системы справочно-поисковых средств к архивным документам на основе научной разработки фондов, в том числе в автоматизированном режиме, для обеспечения доступа пользователей к информации.
• Внедрение новых информационных технологий по направлениям деятельности государственного архива Владимирской области.
• Развитие и поддержание единой информационной структуры и информационных ресурсов государственного архива Владимирской области, создание, наполнение и сохранение баз и банков данных.
• Подготовка предложений по развитию и поддержанию официального сайта государственного архива Владимирской области.
• Изучение общественных потребностей в ретроспективной документной информации, работа по рассекречиванию документов Архивного фонда Владимирской области, хранящихся в государственном архиве Владимирской области, в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
• Предоставление в установленном порядке доступа к архивным документам открытого, ограниченного доступа, документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, а также справочно-поисковым средствам к ним, в том числе пользователям в читальных залах государственного архива Владимирской области.
• Исполнение на безвозмездной основе запросов социально-правового характера, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе иностранных граждан и лиц без гражданства с предоставлением архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов.
• Организация и проведение документальных выставок архивных документов, информационных мероприятий (встреч с общественностью, презентаций, дней открытых дверей, экскурсий, школьных уроков, лекций) с использованием документов Архивного фонда Владимирской области, хранящихся в государственном архиве Владимирской области, подготовка материалов для средств массовой информации.
• Соблюдение режима обработки и правил предоставления архивной информации пользователям информационных ресурсов в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информатизации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, Владимирской области.
• Подготовка к публикации и публикация сборников архивных документов, архивных справочников, документальных публикаций, справочно-информационных изданий, научно-популярных изданий, каталогов на основе архивных документов самостоятельно или с участием научных и иных организаций.
• Организация и проведение научных и научно-практических конференций, архивных чтений самостоятельно или с иными заинтересованными организациями.
• Информационное обеспечение органов государственной власти и иных государственных органов Владимирской области, органов местного самоуправления по их запросам, связанным с исполнением указанными органами своих функций, и граждан.
• Научные исследования в области документоведения, истории, архивоведения, археографии и других исторических дисциплин, а также внедрение результатов работы в деятельность государственного архива Владимирской области.
• Участие в работе Научно-методического совета архивных учреждений Центрального федерального округа.
• Организация и проведение на базе государственного архива Владимирской области архивной и делопроизводственной практики студентов образовательных учреждений.
• Прием граждан по вопросам, относящимся к деятельности государственного архива Владимирской области.
• Принятие мер по комплексному решению вопросов улучшения труда, быта работников государственного архива Владимирской области, их социальной защите.
• Своевременное рассмотрение поступивших от учреждений и граждан предложений и заявлений; принятие мер к устранению недостатков в работе государственного архива Владимирской области и его подразделений.
• На основе государственных программ развития архивного дела, отраслевых программ разработка и по согласованию с архивным департаментом утверждение планов работы, представление отчетов о своей деятельности в архивный департамент.
• Разработка и внедрение прогрессивных методов работы на базе отраслевых нормативов, результатов научных исследований, изучения и обобщения передового отечественного и зарубежного опыта.

Перечень задач и функций государственного архива Владимирской области содержит Устав, утвержденный приказом Министерства по организации деятельности мировых судей, органов ЗАГС и архивов Владимирской области от 09.01.2023 № 1 (согласован приказом Министерства имущественных и земельных отношений Владимирской области от 10.02.2023 № 195)