Порядок передачи документов по личному составу от ликвидированных (в том числе в результате банкротства) организаций в архивные учреждения области

В соответствии с требованиями п.10 ст.23 Закона Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации (в том числе в результате банкротства) организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу (срок хранения - 75 лет) и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, являющиеся основанием для выдачи справок социально-правового характера, передаются в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. К таким документам относятся:

1. Документы, фиксирующие собственно трудовую деятельность: приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, премировании, установлении окладов, временном замещении должностей, об установлении доплат и надбавок к окладу, о присвоении классных чинов, об отпусках по уходу за ребенком, декретных отпусках, об изменении фамилии, о заграничных командировках), личные дела, списки работников, трудовые договоры, контракты, личные карточки формы Т-2.
2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности: единовременные трудовые соглашения, лицевые счета, расчетно-платежные ведомости, документы по тарификации.
3. Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги работника: документы о представлении к государственным и ведомственным наградам, списки и журналы награжденных.
4. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм: акты о несчастных случаях, акты расследования профессиональных заболеваний.
5. Документы, удостоверяющие работу во вредных условиях производства и дающие право на льготы: табели и наряды вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда и др.
6. Документы, регистрирующие наличие или выдачу документов по личному составу: книги учета выдачи трудовых книжек, книги регистрации выдачи дипломов, аттестатов, книги учета личных дел.
7. Невостребованные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты и т.д.

Законом Владимирской области от 29.11.2005 № 167-0З «Об архивном деле во Владимирской области» (ст. 8) определен порядок передачи архивных документов в государственный и муниципальные архивы при ликвидации негосударственных организаций без правопреемника. Исходя из того, что некоторые негосударственные организации являются источниками комплектования Государственного архива Владимирской области или одного из муниципальных архивов области, закон определяет, что эти организации передают документы в тот архив, в списки источников комплектования которых они включены. Если организация не является источником комплектования какого-либо архива, она передает документы на хранение в архив того муниципального образования, на территории которого действовала ликвидируемая организация. Поэтому при подготовке документов к передаче на хранение необходимо за предварительной консультацией обратиться в архив по месту регистрации организации, представив копии документов, подтверждающих факт ликвидации, ее устав или положение о ней. Если документы подлежат передаче в данный архив, конкурсный управляющий направляет письмо в адрес руководителя архива либо руководителя органа местного самоуправления с указанием следующей информации:

• полное наименование ликвидируемой организации;
• сведения о ликвидации с приложением копии документа, подтверждающего факт ликвидации;
• виды документов, предполагаемые к передаче: постоянного хранения, по личному составу;
• объем документов и их крайние даты.

Затем в соответствии с п.10 ст.23 Закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации», заключается договор между ликвидатором либо конкурсным управляющим и архивом. Ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий на основании указанной статьи Закона организует упорядочение архивных документов ликвидируемой (в том числе в результате банкротства) организации. Сроки предоставления описей и срок приема-передачи документов согласовываются с архивом.

Если организация является источником комплектования архива, в архиве имеются описи дел, утвержденные экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного департамента Владимирской области. Один экземпляр описей должен храниться в организации. При отсутствии описей в организации, следует получить их копии в архиве, чтобы по ним организовать проверку наличия и розыск документов. В случае отсутствия документов, числящихся по описям, составляется соответствующий акт.

Сотрудники архива, принимающего документы ликвидируемой организации, имеют право знакомиться с документами на стадии экспертизы ценности и упорядочения документов, давать необходимые рекомендации по формированию и описанию дел, оказывать другую методическую и консультативную помощь.

Требования по упорядочению архивных документов, порядок их передачи в архивы описаны в Законе РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законе Владимирской области от 09.11.2005 № 167-ОЗ «Об архивном деле во Владимирской области», «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» (М., 2007), «Памятке конкурсному управляющему по передаче документов на хранение» (разработана архивным департаментом администрации Владимирской области, 2006 г.). Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000). Указанные документы возможно найти через Интернет или через архивные учреждения области.

Дополнительную информацию можно получить в Государственном архиве Владимирской области по телефону 8(4922) 53-34-02 или в муниципальном архиве того муниципального образования, на территории которого была зарегистрирована ликвидируемая организация. Список архивов и контактная информация здесь